Eventagenturen: wie wir in Ihrem Projekt arbeiten
Dieser Artikel richtet sich nicht an Unternehmen, die ihre eigene Veranstaltung organisieren. Er richtet sich an die Agenturen, die das für sie tun.
Sie arbeiten mit Dutzenden Dienstleistern. Sie wissen längst, dass man einen guten Dienstleister nicht an dem misst, was er im Angebot verspricht, sondern daran, wie oft er Sie während des Abends anruft. Hier steht, wie wir arbeiten — damit Sie das vorher beurteilen können.
Ihr Kunde bleibt Ihr Kunde
Der erste Punkt, und wir stellen ihn an den Anfang, weil er Agenturen zu Recht am meisten beschäftigt.
Wir kontaktieren Ihren Kunden nie direkt. Weder vorher, noch während, noch nach der Veranstaltung.
Wir verteilen keine Visitenkarten und betreiben vor Ort keine Akquise.
Wir melden uns im Folgejahr nicht bei Ihrem Kunden.
Wir veröffentlichen keine Fotos Ihrer Veranstaltungen ohne Ihre Zustimmung, und wir nennen Ihre Kunden nie. Das ist ohnehin unsere Regel für alle Kunden: in Luxemburg ist eine veröffentlichte Referenzliste eine Akquiseliste für die Konkurrenz.
Fragt Ihr Kunde nach unserer Nummer, verweisen wir ihn an Sie.
Was wir im Briefing brauchen
Ein vollständiges Briefing erspart Ihnen dreimal dieselbe Frage. Das zählt wirklich:
Datum, Uhrzeiten und Aufbaufenster. Ab wann wir rein dürfen, wann die Gäste kommen, bis wann wir raus sein müssen.
Die Location und ihr Grundriss. Keine Fotos — der Grundriss. Wir brauchen etwa drei mal drei Meter und eine normale Steckdose.
Gästezahl und Art des Abends. Ein gesetztes Dinner und ein Stehempfang laufen unterschiedlich.
Der Ablauf des Abends. Reden, Preisverleihungen, Momente, in denen die Fotobox pausieren muss.
Die Markenelemente. Logo, Farben, Schrift, Kampagnenmotiv. Idealerweise zwei bis drei Wochen vorher, damit wir das Layout testen und Ihnen zeigen können.
Ein Ansprechpartner vor Ort. Eine einzige Person, bei Ihnen oder beim Kunden, ganz wie Sie möchten.
Was nicht passieren darf. Ein Geschäftsführer, der Requisiten hasst, ein gesperrter Bereich, ein Moment, in dem niemand fotografiert werden soll. Sagen Sie es uns vorher.
Vor Ort
Wir kommen im Aufbaufenster und gehen auch darin. Kein Aufbau, der in die Ankunft der Gäste hineinläuft.
Wir stimmen uns mit den anderen Dienstleistern ab. Caterer, DJ, Licht: wir teilen uns eine Steckdose und einen Flur, ohne dass Sie schlichten müssen.
Wir brauchen Ihr Team nicht. Verlängerungskabel, Mehrfachsteckdosen, Tisch, Gästebetreuung: alles bringen wir mit. Eine Person von uns ist von Anfang bis Ende da und behebt technische Störungen selbst — ohne Sie zu suchen.
Layout und Bildschirme tragen die Marke Ihres Kunden, nicht unsere. Wenn unser Name auf der Box selbst zurückhaltend bleiben soll, sprechen wir darüber.
Was wir nie ohne Rückfrage tun
Das freigegebene Layout ändern. Ein Bild in sozialen Netzwerken veröffentlichen. Ein Foto der Veranstaltung in unser Portfolio aufnehmen. Einen Gast in einen Verteiler eintragen. Den Standort im Saal wechseln.
Muss sich am Abend etwas ändern, sagen wir es Ihnen zuerst.
Das Administrative
Auf Anfrage und vor der Veranstaltung senden wir: Nachweis der Berufshaftpflicht, Gewerbegenehmigung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Auftragsverarbeitungsvertrag für den DSGVO-Teil.
Wir rechnen direkt mit der Agentur ab. Wir berechnen keine Mehrwertsteuer: wir fallen unter die Franchise-Regelung für Kleinunternehmen.
Wenn wir nicht die richtige Wahl sind
Es kommt vor, dass wir einer Agentur sagen, dass wir für ein Projekt nicht der richtige Dienstleister sind — ein zu kleiner Raum, ein Format, das nicht passt, ein Budget, bei dem eine andere Lösung sinnvoller ist.
Diese Anfragen verlieren wir. Das ist uns lieber als ein Abend, der Sie vor Ihrem Kunden in Schwierigkeiten bringt.
Sie sind eine Agentur und suchen einen verlässlichen Fotobox-Dienstleister für Ihre Kunden? Sprechen wir über Ihr nächstes Projekt — oder einfach darüber, wie Sie gern arbeiten.
