Agences événementielles : comment nous travaillons dans votre projet
Cet article ne s'adresse pas aux entreprises qui organisent leur propre événement. Il s'adresse aux agences qui les organisent pour elles.
Vous travaillez avec des dizaines de prestataires. Vous savez déjà qu'un bon prestataire ne se juge pas à ce qu'il promet dans son devis, mais au nombre de fois où il vous appelle pendant la soirée. Voici comment nous travaillons, pour que vous puissiez en juger avant.
Votre client reste votre client
C'est le premier point, et nous le mettons en premier parce que c'est celui qui inquiète le plus les agences, à juste titre.
Nous ne contactons jamais votre client directement. Ni avant, ni pendant, ni après l'événement.
Nous ne distribuons pas nos cartes et nous ne faisons pas de prospection sur place.
Nous ne relançons pas votre client l'année suivante.
Nous ne publions aucune photo de vos événements sans votre accord, et nous ne citons jamais vos clients. C'est d'ailleurs notre règle pour tous nos clients : au Luxembourg, une liste de références publiée est une liste de prospects pour la concurrence.
Si votre client nous demande notre numéro, nous le renvoyons vers vous.
Ce dont nous avons besoin dans le brief
Un brief complet nous évite de vous poser des questions trois fois. Voici ce qui compte vraiment :
La date, les horaires et la fenêtre de montage. À quelle heure pouvons-nous entrer, à quelle heure les invités arrivent, à quelle heure il faut être partis.
Le lieu et son plan. Pas des photos — le plan. Nous avons besoin d'environ trois mètres sur trois et d'une prise standard.
Le nombre d'invités et le type de soirée. Un dîner assis et un cocktail debout ne se gèrent pas de la même façon.
Le déroulé de la soirée. Discours, remises de prix, moments où l'animation doit s'arrêter.
Les éléments de marque. Logo, couleurs, typographie, visuel de campagne. Idéalement deux à trois semaines avant, pour que nous puissions tester la mise en page et vous la montrer.
Un contact sur place. Une seule personne, chez vous ou chez le client, selon ce que vous préférez.
Ce qu'il ne faut pas faire. Un directeur qui déteste les accessoires, un espace interdit, un moment où personne ne doit être photographié. Dites-le-nous avant.
Sur place
Nous arrivons dans la fenêtre de montage, et nous en repartons. Pas de montage qui déborde sur l'arrivée des invités.
Nous nous coordonnons avec les autres prestataires. Traiteur, DJ, éclairage : nous savons partager une prise et un couloir sans que vous ayez à arbitrer.
Nous n'avons pas besoin de votre équipe. Rallonges, multiprises, table, gestion des invités : tout est chez nous. Une personne de notre côté est présente du début à la fin, et c'est elle qui règle un incident technique — sans vous chercher.
La mise en page et les écrans portent la marque de votre client, pas la nôtre. Si vous avez besoin que notre nom reste discret sur la borne elle-même, parlons-en.
Ce que nous ne faisons jamais sans vous demander
Modifier la mise en page validée. Publier une image sur les réseaux sociaux. Utiliser une photo de l'événement dans notre portfolio. Ajouter un invité à une liste de diffusion. Changer d'emplacement dans la salle.
Si quelque chose doit changer le soir même, nous vous le disons d'abord.
L'administratif
Nous envoyons sur simple demande, avant l'événement : attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle, autorisation d'établissement, numéro de TVA, et accord de traitement des données pour la partie RGPD.
Nous facturons l'agence directement. Nous ne facturons pas de TVA : nous relevons du régime de franchise des petites entreprises.
Quand nous ne sommes pas le bon choix
Il nous arrive de dire à une agence que nous ne sommes pas le bon prestataire pour un projet — une salle trop petite, un format qui ne s'y prête pas, un budget où une autre solution a plus de sens.
Nous perdons ces demandes. Nous préférons ça à une soirée qui vous met en difficulté devant votre client.
Vous êtes une agence et vous cherchez un prestataire photobooth fiable pour vos clients ? Parlons de votre prochain projet — ou simplement de la façon dont vous aimez travailler.
